Библиотека Гумер - Экономика и менеджмент

Глава 24. Методы планирования и управления проектами

ОГЛАВЛЕНИЕ

24.1. Основные этапы разработки управленческих решений
24.2. Составление календарных планов
24.3. Управление ресурсами
24.4. Контроль и регулирование проекта

24.1. Основные этапы разработки управленческих решений

В системе управления проектом важное место занимает планирование — разработка системы целенаправленных действий по реализации инвестиционного проекта, предусматривающая порядок, последовательность и сроки выполнения работ и обеспечивающая эффективное использование материально-технических, трудовых и финансовых ресурсов. Принятые на основе планов управленческие решения должны отвечать прогрессивным организационно-техническим и технологическим принципам осуществления всех видов работ в заданные сроки и с высоким их качеством.
Планирование охватывает все фазы осуществления проекта на разных стадиях и различается лишь спецификой планируемых работ и сложностью их выполнения. Вместе с тем существуют общие, присущие всем стадиям проекта, подходы. Суть их основывается на предположении, что цели проекта и объемы работ, необходимые для их достижения, могут быть структурированы и описаны достаточно точно в терминах и оценках. С другой стороны принятые за основу способы реализации поставленных в проекте целей определяют последовательность выполнения отдельных видов и этапов работ, квалификацию исполнителей, от которых зависят сроки осуществления проекта и его стоимость.
Необходимо отметить, что планирование, координация и взаимодействие всех участников реализации проекта основываются на выбранных критериях оптимальности, отражающих специфику работ данного этапа во взаимосвязи с последующими. Например, подготовку проектно-сметной документации и составление технико-экономического обоснования следует согласовать с возможностями строительных и монтажных организаций, которым поручено выполнение этих работ. Точное соблюдение принятой технологии осуществления проекта базируется на своевременном завершении всех видов и этапов работ, входящих в проект. В одних случаях для осуществления проекта необходимо в строго ограниченное время выполнить определенный комплекс работ, включающий изыскательские, опытно-конструкторские, проектные, строительно-монтажные и пусконаладоч-ные работы, в других — заменить морально и физически изношенное оборудование на более прогрессивное.
Содержание целей проекта и эффективных способов их достижения определяет все характеристики плана, который надлежит реализовать в течение заданного периода времени, не превышающего жизненный цикл проекта. При этом принятая на основе рассмотрения возможных альтернативных вариантов концепция проекта предполагает при наличии конкурентной ситуации своевременное достижение приоритетных целей в интересах сохранения на определенный срок конкурентного преимущества предприятия, осуществляющего проект.
Концепция проекта устанавливает не только сроки его реализации и стоимость, но и последовательность выполнения ряда требований к отдельным разделам и фазам осуществления проекта. Поскольку акцент делается на конкурентные преимущества, которые получат предприятия и инвесторы, речь идет не просто о планово-распорядительном документе, а скорее об аргументированном исследовании, результаты которого убедительно доказывают правильность выбора всех последовательных шагов достижения целей проекта.
В основе всех принимаемых плановых решений лежит предположение о том, что цель проекта и объемы работ соответствуют выбранным на основе тендеров (торгов) возможностям исполнителей. Составленная таким образом информационная модель раскрывает картину всего круга задач, решаемых на каждом этапе реализации проекта.
Планирование начинается до утверждения объема работ и продолжается в ходе выполнения проекта и внесения изменений на протяжении всего горизонта планирования. Причем каждая фаза жизненного цикла предусматривает определенный вид планирования работ с присущими ему методическими подходами, обеспечивающими достижения определенных результатов.
Планирование представляет собой циклический процесс, который начинается с самого общего определения целей и движется к более детальному описанию тех работ, которые должны быть выполнены для достижения поставленных целей. При этом может появиться потребность в дополнительной информации об условиях, влияющих на ход работ.
Процессы планирования в рамках одной организации должны иметь вполне определенную последовательность выполнения как проекта в целом, так и отдельных фаз, и в процессе реализации целей и задач придерживаться определенного внутрифирменного стандарта.
К основным процессам относят:

• планирование содержания проекта, определение основных этапов реализации проекта, декомпозиция их на более мелкие и управляемые элементы;
• составление сметы, оценку стоимости ресурсов, необходимых для выполнения работ проекта;
• определение списка конкретных работ, которые обеспечивают достижение целей проекта;
• расстановку (последовательность) работ, определение и документирование технологических зависимостей и ограничений на работы;
• оценку продолжительности работ, трудозатрат и других ресурсов, необходимых для выполнения отдельных работ;
• расчет расписания, анализ технологических зависимостей и ограничений на работы, длительностей работ и требований к ресурсам;
• планирование ресурсов, определение того, какие ресурсы (люди, оборудование, материалы) и в каких количествах потребуются для выполнения работ проекта; определение, в какие сроки работы могут быть выполнены с учетом ограниченности ресурсов;
• составление бюджета, привязку сметных затрат к конкретным видам деятельности;
• создание (разработку) плана проекта, сбор результатов остальных процессов планирования и их объединение в общий документ.

Наряду с основными процессами планирования в ряде случаев возникает потребность во вспомогательных процессах.
К ним относят:

• планирование качества, определение стандартов качества, соответствующих данному проекту, и поиск путей их достижения;
• организационное планирование (проектирование), определение, обследование, документирование и распределение проектных ролей, ответственности и отношений подчиненности;
• подбор кадров, формирование команды проекта на всех стадиях жизненного цикла проекта, набор необходимых людских ресурсов, включенных в проект и работающих в нем;
• планирование коммуникаций, определение информационных и коммуникационных потребностей участников проекта: кому и какая информация необходима, когда и как она им должна быть доставлена;
• идентификацию и оценку рисков, определение того, какой фактор неопределенности и в какой степени может повлиять на ход реализации проекта, определение благоприятного и неблагоприятного сценария реализации проекта;
• планирование поставок, определение того, что, каким образом, когда и с помощью кого закупать и поставлять;
• планирование предложений, документирование товарных требований и определение потенциальных поставщиков.

Конкретная структура планов, используемых на разных стадиях планирования проекта, зависит от стандартов и подходов, принятых в отрасли и организациях, которые управляют проектом. Например, в промышленном строительстве проектная документация включает рабочие чертежи, стройгенплан, сметы с ведомостями потребных материальных и технических ресурсов, организационно-технологические схемы возведения объектов, графики выполнения работ и др. В проектах социально-культурной сферы в основе календарных графиков работ лежит технологическая документация, отражающая специфику услуг и методы их предоставления.
В общем виде на уровне управления проектом можно выделить следующие виды планов:

• концептуальный;
• стратегический;
• текущий (детальный);
• оперативный.

В концептуальном плане инвестиционный проект рассматривается с позиций достижения общей цели и взаимодействия всех его участников. При этом проект разбивают на ряд отдельных стадий, каждая из которых представляет определенную задачу с соответствующими потребными ресурсами и ограничениями. Выработанной концепции придерживаются все участники управления проектом.
Стратегический план формируется на основе намеченных целей и задач, анализа альтернативных вариантов достижения этих целей с оценкой негативных и позитивных сторон каждого варианта, сроков осуществления и стоимости проекта. Этот план характерен тем, что позволяет установить долговременные цели и задачи для всех функциональных руководителей группы управления проектом, сосредоточить их внимание на отдельных промежуточных этапах, распределить мероприятия по годам в соответствии с намеченной программой действий и ожидаемыми результатами.
Уровень стратегического плана как правило связан с двумя вопросами:

• Что мы собираемся сделать?
• Как мы это сделаем?

Существует двенадцать стратегий для проектов:

• ориентированная на строительство или реконструкцию, расширение существующих зданий и сооружений;
• основанная на финансировании, связанная с применением нетривиальных схем финансирования, возможно с использованием долговых обязательств или субсидий, а также когда уделяется особое внимание финансовым потокам или стоимости капитала;
• государственная;
• проектная, когда проектная технология дает существенные преимущества по сравнению с другими технологиями;
• построенная на отношениях заказчик-подрядчик, при которой используются различные формы партнерских отношений между заказчиком и подрядчиком;
• технологическая, ориентированная на применение самых современных, но и в большей степени подверженных риску технологиях;
• ориентированная на ввод в эксплуатацию;
• обеспечивающая оптимизацию отношения затрат, качества и сроков;
• ресурсно-ориентированная, в особенности при ограниченности или высокой стоимости ресурсов, их дефицитности и уникальности;
• ориентированная на масштаб решаемых проблем или на заданный объем, например обеспечение заданного количества рабочих мест в регионе;
• ориентированная на случайность или на непредвиденные чрезвычайные обстоятельства;
• пассивная, когда нет вообще стратегии как таковой и поведение окружающей среды непредсказуемо.

Необходимо отметить, что стратегические планы имеют особое значение в начале проекта. Факторы их у спеха связаны с:

• конкретностью целей проекта, определенностью по основным направлениям его реализации;
• готовностью команды проекта, в особенности руководителя проекта проявить волю и использовать свой авторитет при решении вопросов обеспечения необходимыми ресурсами, финансирования и т.д.;
• наличием детальной проработки всех этапов реализации проекта.

Тактический (текущий) план детализирует и уточняет стратегический план в разрезе года. При его разработке корректируются сроки выполнения отдельных этапов проекта, объемы работ и необходимые ресурсы.
Оперативные планы составляются на краткосрочную перспективу (месяц, неделю, сутки, смену) на основе анализа выполнения текущего плана с учетом всех выявленных отклонений от запланированных показателей.
Основные факторы успеха текущего и оперативного планов определяются:

• постоянными рабочими контактами, консультациями, активным выяснением позиций сторон;
• эффективной и постоянно проводимой кадровой политикой, подготовкой и переподготовкой персонала, в особенности членов команды проекта;
• высоким уровнем решения технических проблем на основе выявления, экспертизы и использования современных технологий;
• содействием в «продаже» результатов проекта конечному пользователю;
• постоянным сопровождением и контролем хода реализации проекта;
• применением современной коммуникационной инфраструктуры, с постоянным обновлением данных по ключевым аспектам реализации проекта;
• высокой степенью готовности к разрешению непредвиденных проблем и устранению неожиданных отклонений от плана.

Составлению указанных планов всегда предшествуют расчеты трудоемкости, материалоемкости, продолжительности работ и определение технологии их выполнения, позволяющие рассчитать сроки начала и окончания работ, при которых могут быть достигнуты цели проекта.
Таким образом, для формирования планов необходимо располагать следующей информацией:

• объемы и структура работ по этапам реализации целей проекта;
• потребные материальные, технические, трудовые и финансовые ресурсы;
• сроки начала и окончания отдельных видов работ и проекта в целом;
• основные технико-экономические показатели, характеризующие эффективность использования потребных ресурсов в соответствии с выбранной организацией производства работ.

Поскольку в разработку концепции, стратегического, текущего или оперативного плана могут быть вовлечены разные уровни управления проектом, необходимо каждому из них предоставить достоверную информацию, использование которой позволило бы принять правильное решение.

24.2. Составление календарных планов

Для формирования календарных планов используется несколько методов, различающихся требованиями к объему исходной информации и возможностями оптимизации отдельных параметров плана и проекта в целом. В основе практически всех методов планирования лежит применение таких базовых понятий, как: работа, событие (дата), связи предшествования, продолжительность.
Как уже отмечалось, работа применительно к календарному плану означает некоторую деятельность, необходимую для достижения конкретных результатов. Последнее требует времени и определенных ресурсов, которых может не оказаться в наличии, что повлечет за собой нарушение графика, отсрочив начало выполнения других работ. Следовательно, работа есть определенная деятельность, требующая известного времени и ресурсов.
Событие (дата, веха) отличает завершение тех или иных работ и достижение результатов, включая промежуточные, которые могут быть получены в процессе реализации проекта. Последовательность событий или дат образует календарный план.
При составлении календарного плана важное значение придается логической последовательности выполнения отдельных операций и получения результатов, определяемой, как правило, принятой технологией работ. Например, прежде чем покрасить дверь, надо ее установить в заданное положение.
Большинство связей в проекте относится к типу «конец — начало», т. е. последующие работы могут начаться только после завершения предшествующих работ. Связи предшествования образуют структуру сети, которая определяет последовательность выполнения.
В тех случаях, когда не требуется завершить предшествующую работу до начала последующей, используется связь «начало — начало», т. е. работы могут выполняться одновременно.
Для моделирования параллельных работ применяют связь «конец — конец». При этом окончание последующей работы соотносится с окончанием предшествующей.
Если требуется задержать окончание одной работы до начала другой, последующей работы, применяется связь «начало — конец». Например, такая связь может быть использована, когда необходимо увязать сроки поставки технологического оборудования с необходимыми для его установки подготовительными работами, которые надо «растянуть».
Современные технологии позволяют осуществлять многие виды работ не последовательно, а параллельно, отменяя необходимость соблюдать определенную очередность работ.
Для составления календарных планов в настоящее время используется несколько способов и прежде всего — составление перечня работ с указанием дат их начала и окончания (сроков выполнения), оформляемого в виде таблиц, формуляров (бланков). Табличный способ, дающий представление о видах, порядке и сроках выполнения работ, несмотря на ряд недостатков, широко применяется на практике.
Более наглядно календарный план можно представить в виде линейных диаграмм, или графиков Ганта (названных по имени Генри Ганта, который впервые использовал их). На рис. 24.1 приведена линейная диаграмма выполнения дорожного покрытия. Такие ленточные (поэтапные) графики применяются при планировании сравнительно несложных работ и объектов, не содержащих элементов риска. Если же риск предвидится, то фактор риска включают в расчет трудоемкости работ или затрат. По горизонтали откладывают календарные периоды (дни, смены, декады, месяцы и другие временные отрезки), а по вертикали проставляют последовательно виды работ. Эти графики достаточно просты и наглядны, но имеют существенные недостатки. В них не отражается взаимосвязь между отдельными работами, по ним трудно выделить работы, сроки выполнения, которых надо сократить, особенно когда они выполняются параллельно и параллельно-последовательно.

Графики Ганта дополняет более совершенная система сетевого планирования и управления (СПУ), в основе которой лежит собственно сеть, представляющая собой ориентированный граф, и ряд характеристик (время, стоимость, ресурсы и др.), относящихся к отдельным работам и(или) к комплексу в целом. Для расчета и анализа сетевого графика используется набор сетевых процедур, известных под названием метода критического пути. Сетевые модели могут быть ориентированы на события и работы.
Модели, ориентированные на события, применяются сравнительно редко. Они не содержат четкого определения работ. Естественно, что в этом случае связи между событиями комплекса отнюдь не обязательно рассматриваются как выполняемые работы.
Модели, ориентированные на работы, получили наибольшее распространение во многих отраслях народного хозяйства. В этих моделях работа, соединяющая два события, представляет собой протекающий во времени конкретный трудовой процесс либо процесс ожидания. Минимальная информация о работе включает ее название или номер, код и т. д.
Различают временные, стоимостные, ресурсные и некоторые другие характеристики работ.
Стоимость работы зависит от длительности и условий ее выполнения (сменности, технологий1 и др.).
Продолжительность работы, как правило связанная с объемом работы и скоростью ее выполнения, может быть как определенной (детерминированной), так и случайной величиной, задаваемой законом ее распределения (или плотностью распределения).
Существует два типа работ — с фиксированной продолжительностью и с фиксированным объемом.
Если фиксирована продолжительность, то предполагается, что на решение задачи не воздействует количество потребных ресурсов, поскольку существуют факторы, влияющие на общую продолжительность инвестиционного проекта, а не отдельной работы, вне зависимости от числа исполнителей:
Если фиксирован объем работ, то продолжительность их зависит от числа видов используемых ресурсов, непосредственно оказывающих влияние на сроки. При этом сокращение продолжительности работы за счет увеличения, к примеру, числа рабочих может повлечь за собой нерациональное их использование, т. е. снижение производительности труда и повышение стоимости работы.
Расчет календарного плана по СПУ осуществляется в такой последовательности:

• определяется состав всего комплекса работ, их взаимосвязи и очередность выполнения;
• составляются первичные и частные сетевые графики, затем «сшиваемые» в сводные;
• на основе принятого метода оценок определяется время выполнения каждой работы;
• рассчитываются параметры сетевых графиков, самые ранние и поздние сроки начала и окончания работ, продолжительность критического пути, резервы времени событий и работ;
• оцениваются все типы ресурсов и потребная сумма ассигнований, распределяемые по этапам работ;
• производятся анализ и оптимизация сетевого графика;
• разрабатываются мероприятия по сокращению критического пути;
• составляется окончательный вариант сетевого графика и с его помощью организуется управление ходом разработки всего комплекса работ, предусматриваемых инвестиционным проектом.

В зависимости от степени охвата работ сетевые графики бывают:

• сводными — охватывающими весь комплекс работ;
• частными — включающими часть комплекса работ, выполняемую отдельными организациями или их подразделениями;
• первичными — охватывающими работы, выполняемые отдельными ответственными исполнителями.

Если графики составляются отдельными организациями или ответственными исполнителями по группам работ на каждой стадии инвестиционного проекта, то после проверки переходят к «сшиванию» их в один график, в котором завершающим событием будет конечная цель всего комплекса работ.
При определении продолжительности отдельных работ за основу расчетов принимается средняя ожидаемая продолжительность каждой работы tожи ее среднеквадратическое отклонение σ2. Для нахождения tож используют три вида оценок времени: минимальную tmin — минимально возможное время выполнения данной работы при благоприятных обстоятельствах, максимальную tmax — максимальное время выполнения данной работы при крайне неудачном стечении обстоятельств; наиболее вероятную tн.в — возможное время выполнения данной работы при наиболее часто встречающихся условиях ее выполнения. При наличии трех оценок используют следующие формулы:

при наличии двух оценок:

или

Наименьшее значение среднеквадратического отклонения от среднего значения указывает на минимальную ожидаемую продолжительность выполнения работ, наибольшее — на максимальную. Полученные значения средней продолжительности работ заносят в специальную таблицу, по данным которой затем строят сеть.
Расчет параметров сетевого графика, т. е. ранних и поздних сроков начала и окончания работ, продолжительности критического пути, резервов времени событий и работ, как правило, выполняется аналитическим, графическим или табличным методами.
Алгоритм расчета выглядит следующим образом. Ранние сроки начала и окончания работ определяются для каждой работы последовательно слева направо.
Начало одной работы может зависеть от окончания другой. Существует самый ранний срок, когда работа может быть начата, — срок раннего начала.
Раннее начало работ, выходящих из исходного события, равно нулю; раннее начало последующей работы равно раннему окончанию предшествующей:

По сути, раннее окончание работы равно раннему ее началу плюс продолжительность самой работы, т. е. срок раннего начала выполнения работы в сумме с ее оценочной продолжительностью составляют время раннего окончания (самую раннюю дату), в которые она может быть завершена:

Если данной работе предшествует несколько работ, то раннее начало равно максимальному значению всех ранних окончаний предшествующих работ.
Работа может зависеть от завершения какого-то элемента, поэтому существует самый поздний срок, когда работа может быть закончена и это не приведет к задержке выполнения всего проекта. Этот срок и есть позднее окончание работы. Вычисляется он как время позднего начала плюс оценочная (т. е. с учетом отклонения) продолжительность, т. е.

Максимальное значение раннего окончания одной из работ, входящих в завершающее событие, определяет одновременно ее позднее окончание, т.е. продолжительность критического пути, равную сумме всех работ этого пути:

Позднее начало любой работы равно разности ее позднего окончания и продолжительности самой работы

Если за данной работой следует не одна, а несколько работ, то ее позднее окончание будет равно минимальному значению всех поздних начал последующих работ:

Любая непрерывная технологическая последовательность работ от исходного до завершающего события называется путем сетевого графика. Путей на графике обычно несколько, длина каждого из них определяется суммой продолжительностей лежащих на нем работ. Путь, началом которого является исходное событие, а окончанием — завершающее, носит название полного пути, Путь, соединяющий какие-либо два события, из которых ни одно не является исходным или завершающим, называют путем между событиями. Полный путь, имеющий наибольшую продолжительность, именуют критическим.
Критический путь определяет общую продолжительность выполнения комплекса работ (срок наступления завершающего события, завершения проекта) и используется для ее оптимизации. Чтобы сократить сроки наступления завершающего события, необходимо сократить сроки выполнения не всех отдельных работ, а только тех, которые лежат на критическом пути. Сокращение или увеличение в определенных пределах сроков выполнения работ, не лежащих на критическом пути, может не изменить срока наступления завершающего события. Это объясняется тем, что такие работы имеют резерв времени, определяемый разностью продолжительности критического пути и пути менее напряженного, на котором они лежат. Ненапряженные пути, которые не влияют на изменение сроков окончания работ, с точки зрения использования ресурсов могут рассматриваться как резерв.
Работы, находящиеся на критическом пути, как правило, выделяют, что дает возможность менеджером наглядно представить ту последовательность работ, которая определяет сроки выполнения всего их комплекса.
Работы, лежащие на критическом пути, имеют равные сроки раннего и позднего начала и окончания. Такие работы называют критическими.
При расчете параметров сетевого графика определяют полный резерв времени пути, полный (общий) и частичный резерв времени отдельных работ и событий.
Полный резерв времени пути определяется разностью продолжительности критического и любого другого пути. Эта разность показывает время, на которое может быть увеличена продолжительность выполнения работ, лежащих на данном пути, без изменения срока выполнения всего комплекса (проекта).
Общий резерв времени работы определяется разностью ее позднего и раннего начала или окончания:

Частный (свободный) резерв времени работы — это минимальное количество времени, на которое можно перенести начало работы или увеличить продолжительность ее выполнения без изменения раннего начала последующей работы при условии, что предшествующее событие наступило в срок. Частный резерв времени является независимым резервом данной работы, так как его использование не меняет величины частных резервов остальных работ сетевого графика. Для работ, лежащих на критическом пути, частный резерв времени всегда равен нулю.
Для анализа сетевых моделей рассчитывают коэффициент напряженности работ Кни среднеарифметическую продолжительность всех путей графика tср.
Коэффициент напряженности работ Кнопределяется по формуле:

где R — общий резерв времени; tкр — продолжительность критического пути; t'кр— суммарная продолжительность части критического пути, совпадающей с максимальным путем, на котором находится данная работа.
Коэффициент напряженности дает представление о степени срочности или очередности выполнения работ, если эта очередность не определяется технологией, и помогает оценить, насколько свободно можно располагать имеющимся резервом времени. Чем выше коэффициент напряженности, тем более срочный характер носит работа.
Среднеарифметическая продолжительность путей графика рассчитывается по формуле

где ti — длина i-го пути сетевого графика (i = 1, 2, 3,..., п).
Необходимо отметить, что формирование сетевой модели и разработка структуры связей между отдельными работами или комплексами достаточно непростая задача, особенно для крупных проектов. Поэтому зачастую менеджеры проводят заседания по сетевому планированию, чтобы определить не только взаимосвязи между работами и их последовательностью, но и позиции сторон, участвующих в проекте. Особое внимание уделяется определению последовательных и параллельных работ и ограничениям, которые накладываются на параллельные работы.
Подготовка информации о параметрах проекта и увязке возможных сроков осуществления отдельных работ или их комплексов позволяет в дальнейшем использовать специализированные пакеты программ. К ним следует отнести пакеты программ планирования и оперативного управления, разработки проектной документации, расчета смет и др. Они различаются мощностью, разрешающей способностью, типами операционной среды и, естественно, стоимостью.
Все известные нам программные продукты можно по стоимости условно разделить на две группы. К первой группе сравнительно недорогих продуктов следует отнести «Microsoft Project 4.0», «Microsoft Project for Windows», «Time Line 5.0» (русифицирован), «Time Line for Windows» (русифицирован), « С A Super Project 3.0». Пакеты этого класса содержат набор стандартных функций сетевого планирования, включая построение иерархической структуры работ, управление ресурсами, контроль выполнения и формирования стандартных отчетов, таблиц, графиков по связям, гистограмм и др.
Вторую группу составляют относительно дорогие (стоимостью свыше 1,0 тыс.дол. США) программные средства: «Project Workluch 5,1», «PERT-Master Advance2,3», «Artemis Project 2.1.5», «Prestige 4.1», «Primavera Project Planner 4.1», «View Point 4,0», «Open Plan 3.2», «Primavera», а также отечественные разработки «Альт-Инвест». Эти пакеты обеспечивают планирование до десятков тысяч работ при неограниченном числе связей и типов связей одной работы. Кроме того, они позволяют создать высокую скорость вычислений, управление различными видами ресурсов, а также выполнить анализ отклонений по срокам и стоимости и др.
Как правило, графический интерфейс позволяет отображать информацию с помощью связей, цветов, сетей, графиков, таблиц и текстов, давать полное и наглядное представление о ходе осуществления проекта и таким образом формировать управленческие пакеты.
С помощью указанных программных средств поддерживается единая технология прохождения — от создания графика комплекса работ проекта до контроля за ходом выполнения проекта вплоть до его завершения.

24.3. Управление ресурсами

Реализация проекта требует разнообразных ресурсов. Говоря о ресурсных характеристиках работ, обычно имеют в виду сведения о потребности в ресурсах (в физическом выражении)для осуществления той или иной работы. При этом различают два основных типа ресурсов.
Первый из них — это складируемые, или невозобновляемые, ресурсы (сырье, материалы, детали), которые непосредственно расходуются в процессе выполнения работы и, не будучи использованными в данный момент, возможно, могут быть израсходованы в дальнейшем. Потребность в складируемом ресурсе обычно задается общей потребностью в нем, а также функцией, т. е. графиком потребления данного ресурса в процессе выполнения рассматриваемой работы.
Второй тип ресурсов — нескладируемые, или возобновляемые, или, как их еще называют, ресурсы типа мощности (люди, машины и т. п.), которые по природе своей не допускают складирования, т. е. их простой в данный момент влечет за собой невосполнимые в дальнейшем потери. Потребность в нескладируемом ресурсе обычно характеризуется интенсивностью его использования и описываемся соответствующим графиком (в наиболее простых сетевых моделях интенсивность потребления нескладируемых ресурсов считается постоянной).
Потребность в складируемом ресурсе определяется интенсивностью выполнения работы в зависимости от фазы проекта и тех сроков, в которые необходимо осуществить переход от одного состояния готовности объекта к другому. При этом особое внимание уделяется рациональному распределению ограниченных трудовых, материальных и финансовых ресурсов, которые весьма существенно влияют на выбор решений по календарному планированию.
Необходимо отметить, что ряд важных оптимизационных задач решается на детерминированных сетевых моделях с учетом временных и стоимостных характеристик. К ним относится, в частности, задача минимизации прямых затрат при непревышении установленных сроков осуществления прединвестиционной и инвестиционной фаз проекта. Данную задачу можно решить, если для работ этого комплекса и особенно части, относящейся к строительству, известны функции «время — стоимость».
Простейший вариант решения таких задач имеет место при линейном характере функции Сij = αij (tij), описывающей зависимость стоимости работы от ее продолжительности tij, т. е.

В этом случае целевая функция принимает вид

Задача минимизации целевой функции при учете ряда ограничений решается с помощью методов линейного программирования. Имеются также и другие удовлетворительные математические методы для случаев, когда функция «время — стоимость» является нелинейной для всех работ комплекса.
В результате решения указанной задачи в календарный план включаются работы, продолжительность которых строго увязана с минимальной стоимостью. Надо сказать, что планирование ресурсного обеспечения проекта является одной из важнейших задач менеджера, а также средством перераспределения ресурсов, позволяющим добиться приемлемого графика работ.
Задачи учета и распределения ресурсов сводятся к построению таких графиков потребления ресурсов для всех работ прединвестиционной и инвестиционной стадий проекта, которые удовлетворяют принятым критериям достижения поставленных целей и которые являются наилучшими.
В зависимости от принятого критерия оптимальности цел,ей, можно выделить:

• задачи минимизации отклонения от заданных сроков (или минимизации самих сроков) выполнения самого комплекса работ или группы комплексов при ограниченных ресурсах;
• задачи минимизации потребности в ресурсах при заданных сроках выполнения работ;
• задачи со смешанными критериями.

Например, при решении задач первого рода наиболее типичными ограничениями для складируемых ресурсов является общая потребность во всех видах ресурсов, которая должна быть согласована с заданными графиками их поставок.
Ограничения, налагаемые на использование нескладируемых ресурсов, обычно требуют согласования графиков общей интенсивности потребления каждого из них с соответствующими заданными графиками использования этих ресурсов.
Для решения указанных задач с выдвинутыми ограничениями используется ресурсный анализ, служащий для менеджера инструментом принятия решений и позволяющий:

• оценить конкретные сроки, объемы и потребность в ресурсах;
• определить «узкие места», в которых потребность в ресурсе превышает доступное количество и вследствие дефицита возможна задержка начала или окончания работ;
• определить стоимость проекта;
• составить список исполнителей, ответственных за выполнение конкретных работ и их сроки.

Алгоритм ресурсного планирования включает в себя три шага:

• определение очередности и сложности работ;
• определение потребных ресурсов, исходя из выбранных критериев;
• анализ расписания с позиций возможных противоречий между потребностью в ресурсах и их наличием.

Поскольку достаток ресурсов является одним из основных факторов успеха, руководитель проекта может оценить возможность его осуществления с учетом своевременной поставки ресурсов.
Каждую работу, включенную в сетевую модель, правомерно в течение всего жизненного цикла проекта рассматривать как конкретный ресурс определенного качества и объема.
Анализ потребных ресурсов с учетом очередности выполнения работ дает возможность получить гистограмму использования ресурсов по этапам проекта и выделить наиболее интенсивно используемые ресурсы и те, что используются неравномерно во временном плане. С помощью экономико-математических методов можно, не изменяя сетевого графика, выровнять потребные ресурсы по критерию равномерности их использования.
Надо отметить, что наиболее часто подобного рода задачи возникают в двух случаях:

• при планировании использования ресурсов для работ, выполнение которых ограниченно во времени;
• при планировании начала и окончания работ с учетом ограничений на ресурсы.

Решение этих задач сводится к поиску компромисса между потребностью в ресурсах для выполнения отдельной работы и их наличием в заданные интервалы времени.
Подобного рода задачи включают, например, минимизацию сроков сооружения некоторых объектов, входящих в проект, или уровней потребностей ряда ресурсов при жестко заданных сроках строительства остальных объектов и установленных лимитах потребления всех прочих ресурсов.
Особое место в управлении ресурсами занимает финансирование проекта, включая маневрирование собственными и заемными средствами, т. е. источниками, которые менеджеры проекта должны учитывать.
Процесс финансирования должен быть строго увязан с календарным планом выполнения отдельных работ во времени и по объемам денежных потоков. Причем используемые при анализе отчетности предприятия бухгалтерские данные для целей стоимостного анализа и планирования реализации инвестиционного проекта не подходят, поэтому должна быть создана временная система учета поступлений и расходов по проекту, а ответственность за затраты на выполнение работ несут менеджеры проекта.
Финансовый план (бюджет) проекта должен представлять собой детальное повременное описание всех поступлений и расходов, ожидаемых в течение всего жизненного цикла проекта. Он основывается на прогнозных расчетах и сметах, утверждение которых требует тщательного анализа. При этом, к примеру, сметы имеют двойное назначение. Во-первых, это — план действий, выраженный в денежных количественных показателях, подлежащий безусловному выполнению, но допускающий сокращение расходов за счет эффективной замены или рационального применения ресурсов. Во-вторых, смета — средство контроля за выделением ресурсов в соответствии с принятой технологией и организацией работ.
В свою очередь планирование потока денежных средств должно осуществляться таким образом, чтобы решения о финансировании проекта согласовывались с поступлениями денежных ресурсов. Менеджер проекта может использовать средства моделирования для выяснения возможного несовпадения во времени затрат и поступлений, грозящего просрочкой расчетов за выполненные работы. Это позволяет ему с определенной доверительной вероятностью оценить степень риска неплатежей и штрафных санкций за несвоевременную оплату выполненных работ и потребленных или приобретенных материальных ресурсов.
Полученная в результате моделирования притоков и оттоков денежных средств информация учитывается при составлении финансового плана, в котором наряду с прямыми затратами должны быть предусмотрены непредвиденные расходы, связанные с инфляцией и производством дополнительных работ, обусловленных несогласованными действиями отдельными исполнителями.
Составление финансового плана (бюджета) проекта в ходе его осуществления, как показывает отечественный и зарубежный опыт, предоставляет меньше преимуществ, нежели заблаговременное, на стадии формирования ТЭО, определение источников капитальных вложений и эффективных методов покрытия расходов на реализацию проекта.

24.4. Контроль и регулирование проекта

В реализации инвестиционных проектов как правило участвует большое количество изыскательских, проектных, строительных организаций, поставщиков ресурсов и других субъектов хозяйствования, которые вследствие изменений во внешней или внутренней среде могут нарушить взятые на себя обязательства. Кроме того, в условиях политической и экономической нестабильности нельзя исключать, что инвесторы изменят отношение к проекту: одни сочтут рискованным дальнейшее участие в осуществлении проекта, другие потребуют пересмотра условий финансирования, третьи — сокращения сроков. Ни один самый современный, тщательно разработанный проект не гарантирован от внесения корректив. Поэтому строгое отслеживание и разрешение проблем, возникающих в работе отдельных исполнителей, поставщиков ресурсов, является одной из важнейших задач руководителей проекта.
В настоящее время теоретически и практики отработаны разнообразные методы и подходы к контролю и регулированию графика выполнения проекта. В основе их лежит предположение о том, что цели проекта и объемы работ в структурированном их виде могут быть представлены в тщательно составленной информационной модели или в информационной системе управления проектом (ИСУП).
В первом случае, т. е. в рамках информационной модели, руководитель проекта может использовать лишь сведения, получаемые из системы автоматизации деятельности предприятия и отдельной подсистемы, к примеру бухгалтерии или же отдела сбыта. И поскольку эта система в основном ориентирована на постоянных пользователей — функциональные подразделения, то информация, несмотря на определенную структурированность, оказывается избыточной и в ряде случаев бесполезной для руководителя проекта.
С другой стороны, попытки создать информационную систему управления проектом лишь на основе существующих функциональных систем наталкиваются на проблемы низкой оперативности информационного снабжения и узкой направленности (сосредоточении на конкретных задачах контроля за исполнением проекта).
Надо отметить, что информационная система управления создается, как правило, для каждого проекта, но, хотя и является временной, может быть структурирована по этапам проектного цикла или инвестиционной фазы, функциям и уровням.
Для построения эффективной системы контроля за реализацией проекта необходимо соблюсти следующие требования:

• планы должны быть содержательными, четко структурированными и фиксированными;
• любое изменение первоначального и следующего за ним плана должно сопровождаться фиксированием внесенных поправок;
• система отчета за выполненные работы или финансирование расчетов должна быть ясной и понятной исполнителям, отражающей состояние проекта относительно исходных планов;
• следует заранее определить периодичность представления всех отчетов;
• необходимо предусмотреть эффективную систему реагирования, позволяющую преодолевать отклонения от запланированного хода работ, в том числе путем пересмотра плана.

В результате использования указанной системы контроля и управления:

• отслеживается фактическое состояние проекта на каждой стадии и в каждый момент времени, за который производится анализ его реализации;
• выявляются отклонения от запланированного хода выполнения проекта;
• вырабатываются корректирующие воздействия, направленные на устранение отклонений.

Ход работ, подлежащих выполнению в соответствии с календарным планом, отслеживается на основе сбора и обработки информации. При этом ценным источником данных являются отчеты исполнителей о ходе выполнения работ. Сбор и обработка информации позволяет не только оценивать текущее состояние дел, но и прогнозировать дальнейший ход работ.
Для оценки выполнения календарного плана и отдельных работ находит применение целый ряд методов.
Метод простого контроля (метод «0-100»). Позволяет отслеживать только моменты завершения работ. Незавершенной работе, в какой бы стадии она ни находилась, присваивается оценка 0 %, а завершенный — 100 %, причем считается, что работа выполнена только если достигнут ее конечный результат.
Метод детального контроля предусматривает оценку промежуточных стадий выполнения задачи. Например, работе присваивается оценка 50 %, если цели достигнуты наполовину. Очевидно, что метод детального контроля сложнее метода «0-100», поскольку требует от менеджера оценки степени завершенности работ, находящихся в процессе выполнения. В большинстве случаев только использование этих двух методов дает приемлемые результаты.
Когда же не представляется возможным точно оценить состояние выполняемой работы, применяют модифицированные варианты метода детального контроля, например метод «50/50», предлагающий оценку степени завершенности работы в тот момент, когда на ее выполнение израсходовано 50 % выделенных средств. Другая модификация детального контроля — метод вех —используется, как правило, при анализе работ большой продолжительности. Работа разделяется на ряд технологических этапов, которые определяют степень ее завершенности.
Применяя указанные подходы, можно разработать интегрированную систему контроля, обеспечивающую учет степени завершенности как отдельных работ, так и проекта в целом, включая расчет за выполненные этапы.
Полученная таким образом информация используется для выработки управленческих решений с помощью программного обеспечения. При этом для укрупненного описания и анализа проекта на прединвестиционной стадии в большей степени подходит специализированное программное обеспечение анализа проектов, позволяющее дать оценку основным показателям проекта в целом и сформировать ТЭО.
Поскольку входе выполнения проекта особое значение придается эффективному обмену информацией и оперативному взаимодействию участников проекта, в состав информационной системы управления вводятся функциональные элементы в виде отдельных типовых модулей, в том числе:

• модуль планирования и контроля календарных планов работ;
• модуль ведения бухгалтерии проекта;
• модуль финансового контроля и прогнозирования.

Модуль планирования и контроля календарных планов используется для поддержки формализованного контроля исполнения и координации взаимозависимых задач и функций проекта. Основу этого модуля обычно составляет пакет программ сетевого планирования. Выявленные в результате расчета критического пути взаимозависимые работы служат базой организации материально-технического обеспечения.
Модуль ведения бухгалтерии проекта ориентирован на контроль затрат формализованными методами отслеживания, фиксацию и проверку отчетности всей рабочей документации, необходимой для выполнения финансовых операций, включая формирование баланса проекта и итогового отчета по нему.
Модуль финансового контроля и прогнозирования необходим для поддержки аналитических функций сравнения фактических и плановых денежных потоков, а также прогнозирования будущих затрат по проекту. Структура данного модуля во многом зависит от полноты информации, получаемой от указанных выше модулей.
Представленный комплекс мероприятий, направленных на контроль и регулирование реализации проекта, обеспечивает достижение поставленных целей проекта.

Рекомендуемая литература

Модер Д., Филлипс С. Метод сетевого планирования и организации работ (PERT): Пер с англ. - Л.: Энергия, 1966.
Руководство проектами в условиях рынка /Совм.сов.-брит.предпр. «Сети». — М„ 1991. — (Сер. «Современные подходы и руководство проектами». Вып. 1).
Управление проектами /Под общ. ред. В. Д. Шапиро. — СПб.: Два-Три, 1996.

.

Ваш комментарий о книге
Обратно в раздел Экономика и менеджмент